Digitalizar documentos antes de viajar con niños

Viajar en familia es maravilloso, pero no nos engañemos: también es un reto logístico. En cuestión de documentación de das cuenta de que todos los papeles y documentos se multiplican:  pasaportes, billetes de avión, reservas de hotel, tarjetas médicas, seguro de viaje, las entradas para los espectáculos o actividades contratadas… ¡Un auténtico archivador ambulante! Y claro, entre mochilas, juguetes y meriendas, lo último que apetece es rebuscar entre montones de papeles justo cuando te los piden en un aeropuerto o en un hospital extranjero.

Con el tiempo descubrí que la digitalización es la mejor aliada de las familias viajeras (y en general de todos los viajeros). Hoy en día llevamos casi todo en el móvil y en la nube, y eso nos ha salvado de más de un apuro. Tener copias digitales nos ha dado tranquilidad y organización.

¿Qué documentos conviene digitalizar?

En casa ya lo tenemos como rutina antes de cada escapada. Lo primero son los pasaportes y DNI, los tenemos escaneados y guardados en mi móvil.  No sustituye al original, pero si se pierde o hay que hacer algún trámite, tener esa copia agiliza mucho el proceso. Si no tienes acceso a un buen escáner hay aplicaciones de móvil que te hacen esta función, o una foto nítida te puede hacer el apaño.

Las reservas de hoteles y billetes de avión también van siempre en formato digital, descargadas previamente para poder mostrarlas incluso sin conexión. En una ocasión en Londres, la aplicación de la aerolínea no cargaba por falta de red, pero yo tenía el PDF guardado y nos permitió embarcar sin problemas.

Y por supuesto, no faltan los seguros de viaje y tarjetas sanitarias. Nadie quiere usarlos, pero el día que tuvimos que acudir a un médico con el peque en EEUU, sacar el móvil y mostrar la póliza fue mucho más rápido que buscar un papel doblado en la maleta.

Cómo organizar todo sin volverse loco

El truco está en crear un sistema digital familiar. Yo tengo carpetas por categorías: identidad, excursiones, salud… También es clave nombrar bien los archivos. En vez de “IMG1234”, prefiero algo como “Pasaporte_Ester”. Parece una tontería, pero en mitad de un control fronterizo se agradece no tener que abrir veinte documentos hasta dar con el correcto.

Si necesitas editar o completar documentos sobre la marcha, un editor  PDF te salvará la vida para cambiar información, rellenar formularios o añadir notas desde cualquier dispositivo conectado. He rellenado formularios desde el móvil en pleno aeropuerto y hasta firmado digitalmente un permiso de excursión que me pidió el colegio mientras estábamos de viaje.

La nube es otro gran aliado. Usamos Google Drive y Dropbox para tener acceso desde varios dispositivos. Y siempre activo las copias de seguridad automáticas, porque nunca se sabe lo que puede pasar, si de repente el móvil decide dejar de funcionar o te lo roban.

Seguridad digital para familias viajeras

Digitalizar es práctico, pero también hay que pensar en la seguridad. Algunas costumbres que seguimos:

• Activar la verificación en dos pasos en las cuentas en la nube.
• Proteger con contraseña los archivos más sensibles.
• Evitar el WiFi público, mejor usar tu propia red móvil  y, si no queda otra, conectarnos con VPN.
• Llevar los documentos en más de un móvil, normalmente los de los 2  adultos.
• Llevar una powerbank siempre cargada por si el móvil se queda sin batería.

Situaciones reales donde nos salvó tener los documentos digitalizados

Os cuento algunos ejemplos de las veces que hemos usado documentos digitales:

• Las pocas veces que hemos necesitado acudir a un centro médico en el extranjero llevábamos el seguro de viaje escaneado en el móvil y fue mucho más sencillo.
• Normalmente, cuando hacemos reservas de actividades o espectáculos recibimos los tickets de forma digital al mail, pero si en el momento de usarlo no tienes cobertura o te quedas sin datos en el extranjero, te quedas sin entradas, por eso guardamos una copia en los documentos del móvil, para acceder sin necesidad de Internet.
• Más de una vez nos ha tocado enseñar nuestro documento de reserva en un hotel o para el alquiler de un coche porque no encuentran la reserva a nuestro nombre y enseñar nuestra copia siempre nos ha funcionado.

Como veis, la digitalización se ha vuelto parte de la preparación del viaje, igual que hacer la maleta.